Als Team & Operations Assistant arbeitest du an der Schnittstelle zwischen People, Finance, Office und Geschäftsführung. Du unterstützt dort, wo im Tagesgeschäft Organisation, Koordination und ein guter Blick fürs Detail gefragt sind.

Du erkennst, was ansteht, setzt Prioritäten und kümmerst dich darum, dass Aufgaben nicht liegen bleiben. Dabei arbeitest du eng mit unserer CEO und dem Team zusammen und übernimmst sowohl wiederkehrende administrative Prozesse als auch spontane organisatorische Themen.

People & HR Administration

Pflege und Verwaltung unserer Mitarbeitendendaten und Prozesse in Personio
Unterstützung bei On- und Offboardings sowie bei Ein- und Austritten
Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten
Zusammenstellung und Vorbereitung payroll-relevanter Informationen für unseren externen Payroll-Partner
Verwaltung von Abwesenheiten, Benefits und weiteren administrativen People-Themen
Unterstützung bei einzelnen People-Prozessen und Projekten, z. B. Feedback Cycles oder Team-Umfragen
Ansprechpartner*in für das Team bei alltäglichen organisatorischen HR-Fragen

Finance

Unterstützung bei der Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben für den Monatsabschluss
Koordination und Nachhalten von administrativen Themen mit internen und externen Ansprechpartner*innen
Unterstützung bei weiteren organisatorischen Finance- und Administrationsthemen im Tagesgeschäft

Executive & Team Support

Unterstützung unserer CEO bei organisatorischen und administrativen Themen
Koordination von Terminen, Meetings und kleineren organisatorischen Projekten
Vorbereitung und Organisation von internen Meetings, Workshops und Teamveranstaltungen
Nachhalten & Koordination von offenen To-dos und organisatorischen Themen
Unterstützung bei Recherchen und kleineren Projekten, wenn zusätzliche Hände und ein guter organisatorischer Blick gefragt sind

Office & Workplace

Organisation und Koordination unseres Berliner Offices
Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf, Getränken und sonstigem Equipment
Koordination externer Dienstleister, z. B. Reinigung und weitere Office Services
Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post
Verwaltung und Ausgabe von Hardware und sonstigem Equipment
Vorbereitung des Offices für Meetings, Workshops oder Teamveranstaltungen

Team & Operations Assistant – People, Office & Administration (f/m/x)

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