Team & Operations Assistant – People, Office & Administration (f/m/x)

Bei The Female Company sorgen viele Dinge im Hintergrund dafür, dass unser Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Genau hier kommst du ins Spiel: Du behältst den Überblick, bringst Struktur in unterschiedliche Themen und sorgst dafür, dass organisatorisch alles läuft – von People Administration über Finance Support bis hin zu unserem Berliner Office.

Dabei ist die Rolle bewusst vielseitig: Du bist keine klassische HR Managerin, kein*e reine*r Office Manager*in und auch kein*e klassische*r Executive Assistant. Vielmehr suchen wir eine pragmatische Allround-Person, die gerne Verantwortung übernimmt, mehrere Themen gleichzeitig im Blick behält und selbstständig dafür sorgt, dass Dinge vorangehen.

Als Team & Operations Assistant arbeitest du an der Schnittstelle zwischen People, Finance, Office und Geschäftsführung. Du unterstützt dort, wo im Tagesgeschäft Organisation, Koordination und ein guter Blick fürs Detail gefragt sind.

Du erkennst, was ansteht, setzt Prioritäten und kümmerst dich darum, dass Aufgaben nicht liegen bleiben. Dabei arbeitest du eng mit unserer CEO und dem Team zusammen und übernimmst sowohl wiederkehrende administrative Prozesse als auch spontane organisatorische Themen.

People & HR Administration

• Pflege und Verwaltung unserer Mitarbeitendendaten und Prozesse in Personio

• Unterstützung bei On- und Offboardings sowie bei Ein- und Austritten

• Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten

• Zusammenstellung und Vorbereitung payroll-relevanter Informationen für unseren externen Payroll-Partner

• Verwaltung von Abwesenheiten, Benefits und weiteren administrativen People-Themen

• Unterstützung bei einzelnen People-Prozessen und Projekten, z. B. Feedback Cycles oder Team-Umfragen

• Ansprechpartner*in für das Team bei alltäglichen organisatorischen HR-Fragen

Finance 

• Unterstützung bei der Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen

• Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben für den Monatsabschluss

• Koordination und Nachhalten von administrativen Themen mit internen und externen Ansprechpartner*innen

• Unterstützung bei weiteren organisatorischen Finance- und Administrationsthemen im Tagesgeschäft

Executive & Team Support

• Unterstützung unserer CEO bei organisatorischen und administrativen Themen

• Koordination von Terminen, Meetings und kleineren organisatorischen Projekten

• Vorbereitung und Organisation von internen Meetings, Workshops und Teamveranstaltungen

• Nachhalten & Koordination von offenen To-dos und organisatorischen Themen

• Unterstützung bei Recherchen und kleineren Projekten, wenn zusätzliche Hände und ein guter organisatorischer Blick gefragt sind

Office & Workplace

• Organisation und Koordination unseres Berliner Offices

• Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf, Getränken und sonstigem Equipment

• Koordination externer Dienstleister, z. B. Reinigung und weitere Office Services

• Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post

• Verwaltung und Ausgabe von Hardware und sonstigem Equipment

• Vorbereitung des Offices für Meetings, Workshops oder Teamveranstaltungen

Du bist ein Organisationstalent, hast Spaß daran, Dinge einfach zu machen und voranzubringen und erkennst selbst, wo Unterstützung gebraucht wird und was als Nächstes ansteht.

• Du hast erste Berufserfahrung in einer organisatorischen, administrativen oder assistierenden Rolle - z. B. im People-, Office-, Operations- oder Executive-Umfeld.

• Du arbeitest sehr strukturiert, zuverlässig und selbstständig und kannst auch bei mehreren parallelen Themen gut priorisieren.

• Du bist hands-on und pragmatisch: Wenn etwas erledigt werden muss, kümmerst du dich darum.

• Du hast Spaß daran, unterschiedliche Themen und Ansprechpartner*innen zu koordinieren und den Überblick zu behalten.

• Du gehst verantwortungsvoll und diskret mit vertraulichen Informationen um.

• Idealerweise hast du bereits mit einem HR-System wie Personio gearbeitet oder bringst die Bereitschaft mit, dich schnell einzuarbeiten.

• Ein grundlegendes Verständnis für administrative HR- und Finance-Prozesse ist ein Plus.

• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und kannst dich auch auf Englisch gut verständigen.

• Du bist regelmäßig in unserem Berliner Office vor Ort und hast Lust auf eine Rolle, in der persönlicher Austausch und Präsenz eine wichtige Rolle spielen.